Desde 1 de Janeiro de 2018, uma nova lei aplica-se à utilização de um software de gestão. Para a caixa registadora (Paymash), é obrigatório que as condições de inalterabilidade, segurança, retenção e arquivamento dos dados sejam cumpridas. Para tal, um certificado deve ser fornecido pelo fabricante, quer por um organismo acreditado, quer por um certificado individual emitido pelo emissor.

Esta é uma obrigação para todas as pessoas singulares e entidades jurídicas de direito privado ou público sujeitas ao IVA.

A fim de estar em conformidade com a lei, trabalhámos com determinação para oferecer tal certificado. O certificado é fornecido pela aplicação "Paymash POS - sistema POS", que está disponível na App Store e na Google Play Store (A aplicação azul com o "P").

Porque é que o Paymash decidiu obter uma certificação individual?

Tal como descrito neste artigo, Paymash satisfaz os requisitos das autoridades fiscais e vai além deles em muitos aspectos. Por exemplo, Paymash está também em conformidade com obrigações fiscais noutros países europeus como a Áustria ou Alemanha. O Paymash optou pela certificação individual.

Como é frequentemente o caso quando uma lei quer regular um mercado, há empresas que querem lucrar com isso. Em França, este é principalmente o caso de empresas privadas como o INFOCERT com a sua norma NF525 ou organismos estatais como o Laboratoire National d'Essais.

A utilização destes organismos é obrigatória por lei quando os distribuidores desenvolvem o seu próprio software de ponto de venda. Isto é especialmente verdade para os grandes distribuidores que querem controlar o seu processo de vendas do princípio ao fim. No caso de um retalhista que depende de um fornecedor de POS independente como o Paymash, a utilização de um certificador de terceiros é opcional.

Paymash não quis utilizar estas organizações porque as especificações que oferecem são demasiado rígidas e atrasam-nos na inovação.

Condições de imutabilidade dos dados

Quando são feitas correcções a transacções, seja pelo software ou pelo próprio sistema ou por um dispositivo externo ao software ou sistema, tais correcções (alterações ou reversões) devem ser feitas por transacções separadas e não por alterações directas aos dados originais registados.

Por outras palavras, o Estado exige que não seja possível editar uma transacção que já tenha sido encerrada. Este requisito destina-se claramente a proibir software que permita a eliminação de recibos no final do dia.

Paymash implementou este princípio muito antes de se tornar um requisito legal.

Termos de Retenção

O software de contabilidade ou de gestão ou sistema POS que capta os dados contabilísticos deve prever um encerramento. Este encerramento deve ocorrer no final de pelo menos um período anual (ou por ano fiscal se o ano fiscal não se basear no ano civil).

O Paymash permite o encerramento diário, mensal e anual de contas e calcula dados cumulativos e sumários que são integrais e imutáveis para a sua contabilidade.

Termos de Arquivamento

O objectivo do arquivamento é congelar os dados e dar uma data específica aos documentos arquivados. Deve fornecer um mecanismo técnico para assegurar a integridade dos arquivos criados ao longo do tempo e a sua coerência com os dados contabilísticos originais a partir dos quais foram criados.

Todos os dados registados em Paymash são primeiro armazenados no tablet/smartphone antes de serem transferidos para os nossos servidores seguros. Um poderoso sistema de backup assegura que os seus dados são arquivados e replicados para satisfazer os requisitos de arquivamento.