Como operador de um sistema POS, é legalmente obrigado a armazenar os seus dados POS durante anos de forma rastreável, inalterável e auditável.
Este artigo dá-lhe uma visão geral de como o sistema Paymash POS cumpre os requisitos das autoridades fiscais na Alemanha e na Áustria e como pode fornecer todas as provas necessárias no caso de uma auditoria.
Armazenamento de dados em conformidade com a lei
O sistema Paymash POS baseado na nuvem cumpre os requisitos de registo eletrónico, armazenamento e verificabilidade dos dados do POS em:
- Alemanha: de acordo com os §§ 146, 147 AO e o GoBD (princípios de contabilidade adequada em formato eletrónico);
- Áustria: em conformidade com os §§ 131, 132 do Código Fiscal Federal (BAO) e com o Regulamento de Segurança das Caixas Registradoras (RKSV).
Armazenamento dos dados das caixas registadoras - localizações dos servidores
Os dados dos nossos clientes são armazenados em centros de dados com certificação ISO 27001 dos nossos parceiros de infra-estruturas. Os dados são armazenados de uma forma altamente disponível e em conformidade com a proteção de dados nas seguintes localizações:
- Frankfurt am Main, Alemanha (UE)
- Zurique, Suíça
Podem ser utilizadas diferentes localizações de servidores, consoante a utilização da capacidade, a região e a estratégia de segurança. Em todos os casos, os sistemas garantem a disponibilidade dos dados, a imutabilidade e a segurança de acesso, de acordo com a legislação aplicável na Alemanha e na Áustria.
Opções de acesso e exportação de dados
Para a Alemanha:
- Exportação completa de dados no formato DSFinV-K (incluindo dados TSE, se disponíveis)
- Armazenamento à prova de auditoria e acesso por auditores ou consultores fiscais em qualquer altura
- Gestão de dados em conformidade com a GoBD
Para a Áustria:
Cumprimento dos requisitos da RKSV, incluindo
- Protocolo de introdução de dados (DEP) à prova de adulteração
- Exportação do DEP em formato XML para a aplicação de auditoria das autoridades fiscais
- Código QR no recibo com dados de assinatura
- Relatórios financeiros em linha
Nota sobre a Suíça como local de servidor
A Suíça está classificada como um país terceiro com um nível reconhecido de proteção de dados, em conformidade com o RGPD. O acesso aos dados da sua caixa registadora é possível a qualquer momento através do nosso sistema - mesmo durante uma auditoria.
Atenção:
O acesso direto das autoridades aos nossos servidores não é possível, a menos que exista uma ordem judicial legalmente vinculativa de uma autoridade nacional competente. Isto está em conformidade com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados e com a prática de infra-estruturas de computação em nuvem.
Os requisitos legais para a acessibilidade dos dados são totalmente cumpridos pela função de exportação completa.
Nota para as auditorias
A presente ficha de informação pode ser apresentada como prova no âmbito de uma auditoria fiscal, de uma inspeção de caixa ou de um inquérito oficial (por exemplo, pela administração fiscal alemã ou pelo Ministério Federal das Finanças austríaco).
A nossa equipa de apoio terá todo o prazer em ajudá-lo com questões individuais sobre o armazenamento de dados ou a implementação técnica da exportação.