In qualità di gestori di un sistema POS, siete obbligati per legge a conservare per anni i vostri dati POS in modo tracciabile, inalterabile e verificabile.
Questo articolo fornisce una panoramica su come il sistema POS di Paymash soddisfa i requisiti delle autorità fiscali in Germania e Austria e su come potete fornire tutte le prove necessarie in caso di audit.
Archiviazione dei dati conforme alla legge
Il sistema POS Paymash basato su cloud soddisfa i requisiti di registrazione elettronica, archiviazione e verificabilità dei dati POS in:
- Germania: in conformità con i §§ 146, 147 AO e con il GoBD (principi di una corretta contabilità in forma elettronica);
- Austria: in conformità alle sezioni 131 e 132 del Codice fiscale federale (BAO) e all'ordinanza sulla sicurezza dei registratori di cassa (RKSV).
Archiviazione dei dati dei registratori di cassa - ubicazione dei server
I dati dei nostri clienti sono archiviati in centri dati certificati ISO 27001 dei nostri partner infrastrutturali. I dati sono archiviati in modo altamente disponibile e conforme alla protezione dei dati nelle seguenti sedi:
- Francoforte sul Meno, Germania (UE)
- Zurigo, Svizzera
A seconda dell'utilizzo della capacità, della regione e della strategia di sicurezza, possono essere utilizzate diverse sedi di server. In ogni caso, i sistemi garantiscono la disponibilità dei dati, l'immutabilità e la sicurezza dell'accesso in conformità alla legislazione vigente in Germania e Austria.
Opzioni di accesso ed esportazione dei dati
Per la Germania:
- Esportazione completa dei dati in formato DSFinV-K (compresi i dati TSE se disponibili)
- Archiviazione e accesso a prova di audit da parte di revisori o consulenti fiscali in qualsiasi momento
- Gestione dei dati conforme alla GoBD
Per l'Austria:
Adempimento dei requisiti della RKSV, tra cui
- Protocollo di inserimento dati a prova di manomissione (DEP)
- Esportazione del DEP in formato XML per l'applicazione di controllo delle autorità fiscali
- Codice QR sulla ricevuta con i dati della firma
- Rapporti finanziari online
Nota sulla Svizzera come sede del server
La Svizzera è classificata come Paese terzo con un livello riconosciuto di protezione dei dati ai sensi del GDPR. L'accesso ai dati del vostro registratore di cassa è possibile in qualsiasi momento tramite il nostro sistema, anche durante un audit.
Nota bene:
L'accesso diretto ai nostri server da parte delle autorità non è possibile a meno che non vi sia un ordine giudiziario legalmente vincolante da parte di un'autorità nazionale competente. Ciò è conforme alla legge sulla protezione dei dati e alla prassi dell'infrastruttura cloud.
I requisiti legali per l'accessibilità dei dati sono pienamente soddisfatti dalla funzione di esportazione completa.
Nota per gli audit
È possibile presentare questo foglio informativo come prova nell'ambito di una verifica fiscale, di un'ispezione dei registri di cassa o di un'indagine ufficiale (ad esempio da parte dell'ufficio delle imposte tedesco o del Ministero federale delle finanze austriaco).
Il nostro team di assistenza sarà lieto di aiutarvi con domande specifiche sulla memorizzazione dei dati o sull'implementazione tecnica dell'esportazione.