Depuis le 1er janvier 2018, une nouvelle loi s'applique à l'utilisation d'un logiciel de gestion. Pour la caisse enregistreuse (Paymash), il est obligatoire que les conditions d'inaltérabilité, de sécurité, de conservation et d'archivage des données soient remplies. Pour cela, un certificat doit être fourni par le fabricant, soit par un organisme accrédité, soit par un certificat individuel délivré par l'émetteur.

Il s'agit d'une obligation pour toutes les personnes physiques et morales de droit privé ou public qui sont assujetties à la TVA.

Afin d'être en conformité avec la loi, nous avons travaillé avec détermination pour offrir un tel certificat. Le certificat est fourni par l'application "Paymash POS - POS system", qui est disponible dans l'App Store et le Google Play Store (L'application bleue avec le "P").

Pourquoi Paymash a-t-il décidé d'obtenir une certification individuelle ?

Comme décrit dans cet article, Paymash répond aux exigences des autorités fiscales et va au-delà de celles-ci à de nombreux égards. Par exemple, Paymash est également conforme aux obligations fiscales d'autres pays européens tels que l'Autriche ou l'Allemagne. Paymash a opté pour une certification individuelle.

Comme c'est souvent le cas lorsqu'une loi veut réguler un marché, il y a des entreprises qui veulent en tirer profit. En France, c'est principalement le cas des entreprises privées comme INFOCERT avec sa norme NF525 ou des organismes publics comme le Laboratoire National d'Essais.

L'utilisation de ces organismes est obligatoire en vertu de la loi lorsque les distributeurs développent leur propre logiciel de point de vente. Cela est particulièrement vrai pour les grands distributeurs qui veulent contrôler leur processus de vente du début à la fin. Dans le cas d'un détaillant qui dépend d'un vendeur indépendant au point de vente comme Paymash, le recours à un tiers certificateur est facultatif.

Paymash ne voulait pas utiliser ces organismes parce que les spécifications qu'ils proposent sont trop rigides et nous ralentissent dans l'innovation.

Conditions d'immuabilité des données

Lorsque des corrections sont apportées aux opérations, que ce soit par le logiciel ou le système lui-même ou par un dispositif extérieur au logiciel ou au système, ces corrections (modifications ou contre-passations) doivent être effectuées par des opérations distinctes et non par des modifications directes des données enregistrées à l'origine.

En d'autres termes, l'État exige qu'il ne soit pas possible de modifier une transaction qui a déjà été clôturée. Cette exigence vise clairement à interdire les logiciels qui permettraient d'effacer les reçus en fin de journée.

Paymash a mis en œuvre ce principe bien avant qu'il ne devienne une obligation légale.

Conditions de conservation

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système POS qui saisit les données comptables doit prévoir une clôture. Cette clôture doit avoir lieu à la fin d'au moins une période annuelle (ou par exercice fiscal si l'exercice fiscal n'est pas basé sur l'année civile).

Paymash permet de procéder à des clôtures de comptes quotidiennes, mensuelles et annuelles et calcule des données cumulées et récapitulatives qui font partie intégrante et sont immuables dans votre comptabilité.

Termes d'archivage

Le but de l'archivage est de geler les données et de donner une date précise aux documents archivés. Elle doit fournir un mécanisme technique pour garantir l'intégrité des archives créées au fil du temps et leur cohérence avec les données comptables originales à partir desquelles elles ont été créées.

Toutes les données enregistrées dans Paymash sont d'abord stockées sur la tablette/le smartphone avant d'être transférées vers nos serveurs sécurisés. Un système de sauvegarde puissant garantit que vos données sont archivées et répliquées pour répondre aux exigences d'archivage.