Desde el 1 de enero de 2018, una nueva ley se aplica al uso de un software de gestión. Para la caja registradora (Paymash), es obligatorio que se cumplan las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo de los datos. Para ello, el fabricante debe proporcionar un certificado, ya sea por un organismo acreditado o por un certificado individual emitido por el emisor.
Es una obligación para todas las personas físicas y jurídicas de derecho privado o público que estén sujetas al IVA.
Para cumplir la ley, hemos trabajado con determinación para ofrecer dicho certificado. El certificado lo proporciona la aplicación "Paymash POS - Sistema de TPV", que está disponible en la App Store y en Google Play Store (La aplicación azul con la "P").
¿Por qué Paymash decidió obtener una certificación individual?
Como se describe en este artículo, Paymash cumple los requisitos de las autoridades fiscales y los supera en muchos aspectos. Por ejemplo, Paymash también cumple con las obligaciones fiscales en otros países europeos como Austria o Alemania. Paymash ha optado por la certificación individual.
Como suele ocurrir cuando una ley quiere regular un mercado, hay empresas que quieren beneficiarse de ella. En Francia, se trata principalmente de empresas privadas como INFOCERT con su norma NF525 o de organismos estatales como el Laboratoire National d'Essais.
El uso de estos organismos es obligatorio por ley cuando los distribuidores desarrollan su propio software de punto de venta. Esto es especialmente cierto para los grandes distribuidores que quieren controlar su proceso de venta de principio a fin. En el caso de un minorista que confía en un proveedor de TPV independiente como Paymash, el uso de un certificador de terceros es opcional.
Paymash no quería recurrir a estas organizaciones porque las especificaciones que ofrecen son demasiado rígidas y nos frenan en la innovación.
Condiciones de inmutabilidad de los datos
Cuando se realicen correcciones en las transacciones, ya sea por el propio software o sistema o por un dispositivo externo al software o sistema, dichas correcciones (cambios o anulaciones) deben realizarse mediante transacciones separadas y no mediante cambios directos en los datos originales registrados.
En otras palabras, el Estado exige que no sea posible editar una transacción que ya ha sido cerrada. Este requisito está claramente destinado a prohibir los programas informáticos que permitan borrar los recibos al final del día.
Paymash aplicó este principio mucho antes de que fuera un requisito legal.
Términos de retención
El programa informático de contabilidad o de gestión o el sistema de TPV que captura los datos contables debe prever un cierre. Este cierre debe producirse al final de al menos un período anual (o por año fiscal si el año fiscal no se basa en el año natural).
Paymash permite realizar cierres de cuentas diarios, mensuales y anuales y calcula datos acumulados y resumidos que son integrales e inmutables para su contabilidad.
Términos de archivo
El objetivo del archivo es congelar los datos y dar una fecha concreta a los documentos archivados. Debe proporcionar un mecanismo técnico que garantice la integridad de los archivos creados a lo largo del tiempo y su coherencia con los datos contables originales a partir de los cuales se crearon.
Todos los datos registrados en Paymash se almacenan primero en la tableta/smartphone antes de ser transferidos a nuestros servidores seguros. Un potente sistema de copias de seguridad garantiza que sus datos se archiven y repliquen para cumplir con los requisitos de archivo.