Seit dem 1. Januar 2018 gilt ein neues Gesetz zur Benutzung von einer Verwaltungssoftware. Für die Kasse (Paymash) ist es verpflichtend, dass die Bedingungen der Unveränderbarkeit, Sicherheit, Aufbewahrung und Archivierung von Daten erfüllt sind. Dafür muss vom Hersteller ein Zertifikat bereitgestellt werden, entweder durch eine akkreditierte Stelle oder durch ein vom Herausgeber ausgestelltes Einzelzertifikat.

Dies ist eine Verpflichtung für alle natürlichen und juristischen Personen des privaten oder öffentlichen Rechts, die der Mehrwertsteuer unterliegen.

Damit wir mit dem Gesetz konform sind, haben wir entschlossen daran gearbeitet, ein solches Zertifikat anzubieten. Das Zertifikat wird von der Anwendung "Paymash POS - Kassensystem" bereitgestellt, die im App Store und Google Play Store erhältlich ist (Die blaue Anwendung mit dem “P”).


Warum hat sich Paymash für eine individuelle Zertifizierung entschieden?

Wie in diesem Artikel beschrieben, erfüllt Paymash die Anforderungen der Steuerbehörden und geht in vielen Punkten darüber hinaus. Paymash ist z.B. auch konform mit den fiskalischen Verpflichtungen in anderen europäischen Ländern wie Österreich oder Deutschland. Paymash hat sich für eine individuelle Zertifizierung entschieden.

Wie es oft der Fall ist, wenn ein Gesetz einen Markt regulieren will, gibt es Unternehmen, welche davon profitieren wollen. Dies ist in Frankreich vor allem der Fall bei privaten Unternehmen wie INFOCERT mit seiner Norm NF525 oder staatlichen Einrichtungen wie dem Laboratoire National d'Essais.

Der Einsatz dieser Gremien ist laut Gesetz verpflichtend, wenn die Händler ihre eigene Kassensoftware entwickeln. Dies gilt insbesondere für große Vertriebsunternehmen, die ihren Verkaufsprozess von Anfang bis Ende kontrollieren wollen. Im Falle eines Einzelhändlers, der sich auf einen unabhängigen Kassenhersteller wie Paymash verlässt, ist der Einsatz eines Drittzertifizierers optional.

Paymash wollte diese Organisationen nicht nutzen, weil die von ihnen angebotenen Spezifikationen zu starr sind und uns in der Innovation ausbremsen.


Bedingungen der Unveränderbarkeit der Daten

Wenn Korrekturen an Transaktionen vorgenommen werden, sei es durch die Software oder das System selbst oder durch ein Gerät außerhalb der Software oder des Systems, müssen solche Korrekturen (Änderungen oder Stornierungen) durch separate Transaktionen erfolgen und nicht durch direkte Änderungen an den ursprünglich aufgezeichneten Daten.

Mit anderen Worten, der Staat fordert, dass es nicht möglich sein soll, eine Transaktion zu bearbeiten, welche bereits geschlossen wurde. Diese Anforderung ist eindeutig dazu gedacht, Software zu verbieten, die es ermöglichen würde, Belege am Ende des Tages zu löschen.

Paymash hat dieses Prinzip implementiert, lange bevor es zu einer gesetzlichen Verpflichtung wurde.


Retentionsbedingungen

Die Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware oder das Kassensystem, das die Abrechnungsdaten erfasst, muss einen Abschluss vorsehen. Dieser Abschluss muss am Ende mindestens einer Jahresperiode erfolgen (oder nach Geschäftsjahren, wenn das Geschäftsjahr nicht auf dem Kalenderjahr basiert).

Paymash ermöglicht tägliche, monatliche und jährliche Abschlüsse von Konten und berechnet kumulative und zusammenfassende Daten, die integral und unveränderbar für deine Buchhaltung sind.


Archivierungsbedingungen

Der Zweck der Archivierung ist es, die Daten einzufrieren und den archivierten Dokumenten ein bestimmtes Datum zu geben. Sie muss einen technischen Mechanismus vorsehen, der die Integrität der erstellten Archive im Laufe der Zeit und ihre Übereinstimmung mit den ursprünglichen Abrechnungsdaten, aus denen sie erstellt wurden, sicherstellt.

Alle in Paymash aufgezeichneten Daten werden zunächst auf dem Tablet/Smartphone gespeichert, bevor sie auf unsere sicheren Server übertragen werden. Ein leistungsfähiges Backup-System sorgt dafür, dass deine Daten archiviert und repliziert werden und somit den Anforderungen der Archivierung genügen.


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